Villa davetinde catering için önce mekânı kontrol edin: araç erişimi ve yanaşma mesafesi, hazırlık için kapalı alan, elektrik kapasitesi, su ve bulaşık alanı, tuvalet sayısı, gölge ve rüzgâr durumu. Sonra servis tarafını netleştirin: davetli sayısı, servis formatı, personel sayısı, ekipman listesi, menü ve içecek, akış saatleri, komşu ve gürültü kuralları, toplama ve temizlik sorumluluğu.
Mekân kontrolü
- Araç erişimi: Servis aracı kapıya kaç metre yanaşıyor? Merdiven, rampa, dar geçiş var mı? Taşıma mesafesi ekip ve zaman planını değiştirir.
- Hazırlık alanı: Mutfak ya da kapalı bir alan tahsis edilebiliyor mu? Villanın mutfağı çoğu zaman 30 kişilik bir davete yeterken 80 kişiye yetmez; ek hazırlık masası gerekir.
- Elektrik: Isıtıcı, buzdolabı ve aydınlatma aynı hatta bindiğinde sigorta atar. Kullanılabilir prizleri ve kapasiteyi önceden konuşun.
- Su ve bulaşık: Bulaşık villada mı yapılacak, yoksa kirli ekipman toplanıp götürülecek mi?
- Gölge ve rüzgâr: Bodrum'da akşamüstü rüzgârı büfe örtülerini, peçeteleri ve mumları etkiler. Büfenin yerini rüzgâra göre seçin.
Servis planı
- Davetli sayısı ve çocuk sayısı
- Servis formatı: oturmalı, açık büfe, kokteyl ya da karma
- Servis personeli sayısı ve kıyafet düzeni
- Karşılama ikramının nerede verileceği
- Masa düzeni: yuvarlak, uzun masa, ayakta kokteyl masaları
Ekipman listesi
Villa davetlerinde en sık atlanan konu ekipmandır. Şunların kimde olduğunu yazın: masa ve sandalye, masa örtüsü ve peçete, tabak-çatal-bardak, büfe masası ve ısıtıcılar, buz ve içecek soğutucusu, çöp kovası ve poşet, aydınlatma. Catering firmanızın hangilerini getirdiğini teklifte kalem kalem görün.
Menü ve içecek
Villa davetinde menü, misafirin ayakta mı oturarak mı yiyeceğine göre kurulur. Ayakta davetlerde tek lokmalık ikramlar ve istasyonlar; oturmalı davetlerde meze sofrası ve ana yemek servisi. Alkollü içecek servisi olacaksa bunu kimin sağlayacağını (ev sahibi mi, firma mı) ve bar personeli gerekip gerekmediğini netleştirin. Örnek davet menüsünü örnek menüler sayfasında paylaştık.
Zamanlama
- Kurulum: Ekip davetten kaç saat önce gelecek? Villa sakinlerinin hazırlığını engellememesi için saat netleşsin.
- Karşılama: İlk misafirin geldiği saat.
- Meze ve ana yemek: Sofranın açılacağı saatler.
- Tatlı ve pasta: Genellikle davetin ortası.
- Toplama: Ekip ne zaman çıkacak, gürültü kuralı var mı?
Komşu, gürültü ve site kuralları
Bodrum'da birçok sitede müzik ve gürültü için saat sınırı vardır; bazı siteler hizmet aracının giriş saatini de kısıtlar. Site yönetiminden izin gerekip gerekmediğini davetten önce öğrenin — servis aracı kapıda bekletilirse menü de gecikir.
Toplama ve teslim
Davet sonunda villanın ne halde bırakılacağı yazılı olsun: çöpün toplanması, ekipmanın sökülmesi, mutfağın temizliği ve kayıp-hasar durumunda ne yapılacağı. İyi bir catering ekibi, geldiğinde bulduğu düzende bırakır.
Hızlı kontrol listesi
- Tarih, saat aralığı ve davetli sayısı yazılı
- Mekân keşfi yapıldı (erişim, elektrik, su, hazırlık alanı)
- Servis formatı ve personel sayısı belirlendi
- Ekipmanın hangisi firmada, hangisi evde — liste netleşti
- Menü onaylandı, alerji ve vejetaryen listesi iletildi
- İçecek ve bar sorumluluğu belirlendi
- Akış saatleri (kurulum → karşılama → sofra → tatlı → toplama)
- Site/komşu kuralları ve araç giriş izni kontrol edildi
- Toplama, temizlik ve teslim koşulları yazılı
Villa ve özel davetlerde nasıl çalıştığımızı düğün ve özel davet sayfasında anlattık.